総務部 政策法務課の工程表
基本的事項
所管組織、所管責任者
所属名 政策法務課 所属長名 森本茂樹 電話番号 0857-26-7494
組織ミッション
県の諸活動の記録である公文書の作成、整理、保管に関する事務が適切に処理されるよう、職員の法令・文書事務に対する指導を行うことにより、 県政が効率的に運営されるようにするとともに、県民に対する説明責任が全うされるようにすること。
１．政策内容と目標
（１）政策内容
正確かつ効率的な文書事務を行い、県民に分かりやすい文書の作成と事務処理の効率化を図る。
（２）今年度の目標
①正確な起案文書、施行文書の作成
②手戻りのない効率的な文書事務による省力化
③簿冊の適切な保存、廃棄と簿冊情報の公開
（参考）該当する長期的目標
| 将来ビジョン | 環境イニシアティブプラン | アクションプラン（教育振興基本計画） | その他 |
|
|
|
○
|
●所属で設定する長期目標（設定がある場合のみ）
文書事務の正確性・効率性の向上と県政の透明性の確保
２．測定指標
指標１
| 基準値 | 年度当初値 | 今年度目標値 | 今年度実績値 | 長期的目標値 |
|---|
| 数値 | ５０．１％（指摘起案数：２８１１件／処理起案数：５６１４件） | ４５．４％（３３６２件／７３９９件） | ２５％ | ３７．８％（２４０８件／６３７５件） | ２５％ |
| 時点 | Ｈ２４年度平均 | Ｈ２６年度中の月平均（Ｈ２７年２月末時点） | Ｈ２８年３月末 | Ｈ２８年２月末までの平均 | |
| 根拠となる計画等 | その他計画の名称 | 計画指標の選定理由 |
|---|
| | | 文書事務の正確性を判断できる適切な指標。Ｈ２４年度平均５０．１％、Ｈ２５、２６年度は若干改善傾向にあるが、改善が余り進展していない。Ｈ２７年度は基準値の半減を目指す。 |
指標2
| 基準値 | 年度当初値 | 今年度目標値 | 今年度実績値 | 長期的目標値 |
|---|
| 数値 | １６．５％（指摘起案数：３８６４件／処理起案数：２３４３０件） | １２．２％（２３５８件／１９２９８件） | １０％ | １０．６％（２１２１件／１９９７４件） | １０％ |
| 時点 | Ｈ２４年度平均 | Ｈ２６年度中の月平均（Ｈ２７年２月末時点） | Ｈ２８年３月末 | Ｈ２８年２月末までの平均 | |
| 根拠となる計画等 | その他計画の名称 | 計画指標の選定理由 |
|---|
| | | 文書事務の正確性を判断できる適切な指標。Ｈ２４年度平均１６．５％、Ｈ２５、２６年度は改善傾向にあり、Ｈ２７年度は１０％を目指す。 |
３．目標を実現するための主要事業・主要制度
| 番号 | 主要事業・主要制度 | 事業概要・スケジュール |
|---|
| 1 | 文書事務処理費 （予算額（事業費）6737千円） | ①文書審査、施行確認における指摘状況の集計・公表（７月、１０月、１月及び５月予定）
②文書管理主任研修（８月に東中西部で開催予定）
③文書事務の手引きの改訂（４月発行予定）
④簿冊情報の公開（５月に県のＨＰで公開予定） |
４．評価
■最終評価（年度末時点）
| 進捗評価 |
|---|
| ○（予定どおり） |
| 達成度の評価 |
|---|
| 7 |
| 評価理由 |
|---|
| 指摘件数の割合で、施行確認（Ｈ２８．２月末までの月平均１０．６％。下半期の月平均は９．１％）については目標値に近づいてきている。文書審査（Ｈ２８．２月末までの月平均３７．８％）についても昨年度平均（４５．０％）に比べかなり改善してきている。 |
| H27年度の取組 | 成果 |
|---|
| 文書審査を厳格に行い、指摘状況を所属別、指摘内容別に記録・集計 | Ｈ２８年２月末までの指摘状況（３７．８％）は昨年度平均（４５．０％）に比べかなり改善してきている。 |
| 施行確認を厳格に行い、指摘状況を所属別、個人別、指摘内容別に記録・集計 | Ｈ２８年２月末までの指摘状況（１０．６％）は昨年度平均（１２．０％）に比べかなり改善してきている。 |
| 四半期毎に施行確認時の指摘状況（指摘起案の割合、指摘内容等）を全庁に周知。指摘の多い所属には個別に改善を通知するとともに、２四半期連続で改善が見られなかった所属に対しては、具体的な改善策の報告を求めた。 | 下半期（Ｈ２７．１０月～Ｈ２８．２月）の施行確認時の指摘率は９．１％と目標値１０％を達成している。 |
| 下半期の取組：１２月に採用後３年以内程度の若手職員対象の研修会を３地区で開催（今年度から採用後３年目職員研修の指定研修に追加）。また、決裁・審査等手続きの効率化を図るため、電子決裁等システムの改修を行い、１月下旬から運用を開始した。 | 上半期に開催した文書管理主任研修会・職場での伝達研修や文書事務の手引（改訂版）発行等により指摘内容の改善や規程改正等について啓発を図ることができた。今後も規程等の改正について研修会等で周知・啓発を図るとともに、チェックシートによる自己点検を継続して目標値（１０％）の達成・定着を指導していきたい。 |
| 課題 | 今後の取組 |
|---|
| 指標１，２を目標値まで改善するため、引き続き厳格な文書審査等を行う。 | 施行確認時の指摘状況について、今後も四半期毎に取りまとめて各所属へ周知し、指摘の多い所属には強く改善を求める。
文書審査については、指摘の多い文書や所属に対する指導に重点をおき、目標値達成に向けて指導を強化する。 |
| 各所属における文書事務の指導体制を強化する。 | 文書管理主任研修会を通じて、所属の文書管理主任の役割をきちんと認識させる。また、今年度発行した「文書事務の手引」の利用や文書事務データベースの活用、更には文書管理主任による伝達研修等により、所属内での文書事務の指導を徹底する。 |
※「進捗」欄には、年度当初のスケジュールに対する3月末での進捗を「◎：予定以上」、「○予定通り」、「△やや遅れ」、「×大幅遅れ」のいずれかを記載しています。