総務部政策法務課の工程表

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基本的事項

所管組織、所管責任者

　所属名　政策法務課　所属長名　西尾　泰司　電話番号　0857-26-7494

組織ミッション

県の諸活動の記録である公文書の作成、整理、保管に関する事務が適切に処理されるよう、職員の法令・文書事務に対する指導を行うことにより、県政が効率的に運営されるようにするとともに、県民に対する説明責任が全うされるようにすること。

１．政策内容と目標

（１）政策内容

正確かつ効率的な文書事務を行い、県民に分かりやすい文書の作成と事務処理の効率化を図る。

（２）今年度の目標

①正確な起案文書、施行文書の作成
②手戻りのない効率的な文書事務による省力化
③簿冊の適切な保存、廃棄と簿冊情報の公開

（参考）該当する長期的目標

政策項目	元気づくり総合戦略	将来ビジョン	環境イニシアティブプラン	アクションプラン（教育振興基本計画）	その他
					○

●所属で設定する長期目標（設定がある場合のみ）

文書事務の正確性・効率性の向上と県政の透明性の確保

２．測定指標

指標１

指標名	指標の分類
施行確認での指摘件数の割合

	基準値	年度当初値	今年度目標値	今年度実績値	長期的目標値
数値	１６．５％（指摘起案数：３８６４件／処理起案数：２３４３０件）	１０．６％（２１２１件／１９９７４件）	１０％		１０％
時点	Ｈ２４年度平均	Ｈ２７年度中の月平均（Ｈ２８年２月末時点）	Ｈ２９年３月末

根拠となる計画等	その他計画の名称	計画指標の選定理由
		文書事務の正確性を判断できる適切な指標。Ｈ２４年度平均１６．５％、Ｈ２５、２６、２７年度は改善傾向にあり、Ｈ２８年度は１０％を目指す。

３．目標を実現するための主要事業・主要制度

番号	主要事業・主要制度	事業概要・スケジュール
1	文書事務処理費　（予算額（事業費）5703千円）	①施行確認における指摘状況の集計・公表（７月。１０月、１月及び５月予定） ②文書管理主任研修（８月に東中西部で開催予定） ③簿冊情報の公開（５月に県のＨＰで公開予定）

４．評価

■最終評価（年度末時点）

進捗評価
○（予定どおり）
達成度の評価
8
評価理由
業務の進捗としては予定どおりである。

H28年度の取組	成果
①正確な起案文書、施行文書の作成	１　施行確認での指摘件数の割合は、１－四半期　１６．２％、２－四半期１５．９％、３-四半期１５．８％であり、目標の１０％に届かなかった。２　議会での指摘が契機ではあったが、県民に分かりやすい公文書の作成するための「カタカナ語の使用指針」を作成した。
②手戻りのない効率的な文書事務による省力化	１　次のようなカイゼンを行った。　（１）文書審査をしない起案の新設　（２）文書審査の担当区分の見直し　（３）電子決裁システムを利用せずに起案できる文書の範囲の拡大　平成２９年４月から運用するため、成果は出ていないが、１についてはこれまでなかった取組である。文書事務の正確性と効率性の均衡を図りながら、県政の透明性を確保できるよう運用していきたい。
③簿冊の適切な保存、廃棄と簿冊情報の公開	１　鳥取市の中核市への移行に伴う業務の移管にあたり、文書管理システムに登録されていない簿冊が多数あるという実態が明らかとなった。　公文書の適切な保存の重要性を理解してもらい、該当所属の作業の負担の軽減を図りながら、簿冊の把握と一定の方向性を出すことができた。その際、公文書館と連携しながら対応することで、簿冊の保存の重要性、県の説明責任について、より理解をしてもらえたと考える。

課題	今後の取組
①正確な起案文書、施行文書の作成	１　県民に分かりやすい公文書を作成するために、カタカナ語を始めとした言葉の使い方に気を遣う。２　正確な文書とするために、引続き施行確認時の指摘状況を各所属に周知していく。
②手戻りのない効率的な文書事務による省力化	１　効率的な文書事務を行っていくため、カイゼンの内容を各所属に理解してもらう。
③簿冊の適切な保存、廃棄と簿冊情報の公開	１　毎年行っている簿冊の引継ぎ、廃棄はこれまでどおり滞りなく実施する。２　文書管理のルートに乗っていない簿冊の掘起しをする。
④歴史公文書等保存条例の施行に伴う市町村現用公文書管理の支援	１　歴史公文書等保存条例の施行を踏まえ、市町村の現用公文書管理への支援のあり方を検討する。

※「進捗」欄には、年度当初のスケジュールに対する3月末での進捗を「◎：予定以上」、「○予定通り」、「△やや遅れ」、「×大幅遅れ」のいずれかを記載しています。