平成28年度工程表
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総務部 政策法務課の工程表

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基本的事項

所管組織、所管責任者


 所属名 政策法務課 所属長名 西尾 泰司 電話番号 0857-26-7494

組織ミッション

県の諸活動の記録である公文書の作成、整理、保管に関する事務が適切に処理されるよう、職員の法令・文書事務に対する指導を行うことにより、 県政が効率的に運営されるようにするとともに、県民に対する説明責任が全うされるようにすること。

1.政策内容と目標

(1)政策内容

正確かつ効率的な文書事務を行い、県民に分かりやすい文書の作成と事務処理の効率化を図る。

(2)今年度の目標

@正確な起案文書、施行文書の作成
A手戻りのない効率的な文書事務による省力化
B簿冊の適切な保存、廃棄と簿冊情報の公開

(参考)該当する長期的目標

政策項目元気づくり総合戦略将来ビジョン環境イニシアティブプランアクションプラン(教育振興基本計画)その他

●所属で設定する長期目標(設定がある場合のみ)

文書事務の正確性・効率性の向上と県政の透明性の確保

2.測定指標

指標1

指標名指標の分類
施行確認での指摘件数の割合
基準値年度当初値今年度目標値今年度実績値長期的目標値
数値16.5%(指摘起案数:3864件/処理起案数:23430件)10.6%(2121件/19974件)10%10%
時点H24年度平均H27年度中の月平均(H28年2月末時点)H29年3月末
根拠となる計画等その他計画の名称計画指標の選定理由
文書事務の正確性を判断できる適切な指標。H24年度平均16.5%、H25、26、27年度は改善傾向にあり、H28年度は10%を目指す。

3.目標を実現するための主要事業・主要制度

番号主要事業・主要制度事業概要・スケジュール
1文書事務処理費 (予算額(事業費)5703千円)@施行確認における指摘状況の集計・公表(7月。10月、1月及び5月予定) A文書管理主任研修(8月に東中西部で開催予定) B簿冊情報の公開(5月に県のHPで公開予定)

4.評価

■最終評価(年度末時点)

進捗評価
○(予定どおり) 
達成度の評価
8
評価理由
業務の進捗としては予定どおりである。 

H28年度の取組成果
@正確な起案文書、施行文書の作成 1 施行確認での指摘件数の割合は、1−四半期 16.2%、2−四半期15.9%、3-四半期15.8%であり、目標の10%に届かなかった。 2 議会での指摘が契機ではあったが、県民に分かりやすい公文書の作成するための「カタカナ語の使用指針」を作成した。
A手戻りのない効率的な文書事務による省力化 1 次のようなカイゼンを行った。  (1)文書審査をしない起案の新設  (2)文書審査の担当区分の見直し  (3)電子決裁システムを利用せずに起案できる文書の範囲の拡大  平成29年4月から運用するため、成果は出ていないが、1についてはこれまでなかった取組である。文書事務の正確性と効率性の均衡を図りながら、県政の透明性を確保できるよう運用していきたい。
B簿冊の適切な保存、廃棄と簿冊情報の公開 1 鳥取市の中核市への移行に伴う業務の移管にあたり、文書管理システムに登録されていない簿冊が多数あるという実態が明らかとなった。  公文書の適切な保存の重要性を理解してもらい、該当所属の作業の負担の軽減を図りながら、簿冊の把握と一定の方向性を出すことができた。その際、公文書館と連携しながら対応することで、簿冊の保存の重要性、県の説明責任について、より理解をしてもらえたと考える。
課題今後の取組
@正確な起案文書、施行文書の作成1 県民に分かりやすい公文書を作成するために、カタカナ語を始めとした言葉の使い方に気を遣う。 2 正確な文書とするために、引続き施行確認時の指摘状況を各所属に周知していく。
A手戻りのない効率的な文書事務による省力化1 効率的な文書事務を行っていくため、カイゼンの内容を各所属に理解してもらう。
B簿冊の適切な保存、廃棄と簿冊情報の公開1 毎年行っている簿冊の引継ぎ、廃棄はこれまでどおり滞りなく実施する。 2 文書管理のルートに乗っていない簿冊の掘起しをする。
C歴史公文書等保存条例の施行に伴う市町村現用公文書管理の支援1 歴史公文書等保存条例の施行を踏まえ、市町村の現用公文書管理への支援のあり方を検討する。

※「進捗」欄には、年度当初のスケジュールに対する3月末での進捗を「◎:予定以上」、「○予定通り」、「△やや遅れ」、「×大幅遅れ」のいずれかを記載しています。



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