総務部政策法務課の工程表

基本的事項

　所属名　政策法務課　所属長名　西尾泰司　電話番号　0857-26-7494

県の諸活動の記録である公文書の作成、整理、保管に関する事務が適切に処理されるよう、職員の法令・文書事務に対する指導を行うことにより、県政が効率的に運営されるようにするとともに、県民に対する説明責任が全うされるようにすること。

正確かつ効率的な文書事務を行い、県民に分かりやすい文書の作成と事務処理の効率化を図る。

①正確な起案文書、施行文書の作成
②手戻りのない効率的な文書事務による省力化
③簿冊の適切な保存、廃棄と簿冊情報の公開
④歴史公文書等保存条例の理念の実現に向けた公文書館・市町村との連携

政策項目	元気づくり総合戦略	将来ビジョン	環境イニシアティブプラン	アクションプラン（教育振興基本計画）	その他

指標名	指標の分類
施行確認での指摘件数の割合

	基準値	年度当初値	今年度目標値	今年度実績値	長期的目標値
数値	16.5％（指摘起案数：3,864件／処理起案数：23,430件）	16.1％（2,682件／17,199件）	10%		10%
時点	H24年度	H28年12月末	H29年度

根拠となる計画等	その他計画の名称	計画指標の選定理由
		文書事務の正確性を判断できる指標。指摘を受ける起案が一割未満となるようにする。

指標名	指標の分類
文書審査での指摘件数の割合

	基準値	年度当初値	今年度目標値	今年度実績値	長期的目標値
数値	５０．１％（指摘起案数：２８１１件／処理起案数：５６１４件）				２５％
時点	Ｈ２４年度平均

根拠となる計画等	その他計画の名称	計画指標の選定理由
		文書事務の正確性を判断できる適切な指標。Ｈ２４年度平均５０．１％、Ｈ２５、２６年度は若干改善傾向にあるが、改善が余り進展していない。Ｈ２７年度は基準値の半減を目指す。

番号	主要事業・主要制度	事業概要・スケジュール
1	文書事務処理費　（予算額（事業費）3735千円）	①施行確認における指摘状況の集計・公表（四半期毎） ②文書に関する研修（文書管理主任研修、採用３年目職員研修、非常勤職員研修） ③簿冊情報の公開（５月に県のＨＰで公開予定）

H29年度の取組	成果
①正確な起案文書、施行文書の作成 ②手戻りのない効率的な文書事務による省力化	文書審査の担当区分を整理し、わかりやすい区分とした。また、電子決裁（財務連携）で起案した文書など、文書審査を行わない文書の区分を設けたことで事務の省力化が図られた。システムも適宜改修し、より使いやすいものとなってきている。
③簿冊の適切な保存、廃棄と簿冊情報の公開	簿冊情報検索システムを改修し、より検索しやすくなった。公文書館の選別作業が遅れたため、引継ぎ・廃棄のスケジュールが遅れたが、年度内に実施することができた。また、鳥取市の中核市移行に伴い、簿冊の引継ぎや文書管理システムの情報の扱いについて担当課所と協議を重ね、通常とは異なるスケジュールで作業を進めるなど、柔軟に対応することにより、スムーズに業務を進めることができた。
④歴史公文書等保存条例の理念の実現に向けた公文書館・市町村との連携	公文書館と協力しながら、市町村の公文書管理についてアドバイス等を行った。電子決裁・文書管理システムの共同化について、自治体ＩＣＴ共同化推進協議会での部会設置について市町村の意向を確認する。

課題	今後の取組
①正確な起案文書、施行文書の作成	施行確認の指摘割合は大きな変化がないので、引き続き指導を続けていく。
②簿冊の適切な保存	電子メールの公文書性の判断や決裁文書の改ざん問題、優生手術に関する文書の保存状況など、公文書への関心が高まっている。歴史公文書条例、公文書管理条例に基づき、公文書を適切に作成・保存していくよう取組んでいく。システムを改修し、文書の保存期間の根拠、歴史公文書該当の根拠を入力できるようにし、適切な保存に役立てる。
③市町村との連携	自治体ＩＣＴ共同化推進協議会で現用文書部会が設置されたことから、電子決裁・文書管理システムの共同化について協議を進めていく。