総務部 総合事務センター 庶務集中課の工程表
基本的事項
所管組織、所管責任者
所属名 庶務集中課 所属長名 田中順一 電話番号 0857-26-7495
組織ミッション
庶務事務の集中化を進め、適正かつ効率的、透明性・公平性の高い事務処理を行うことによって、県民の信頼を確保する。
１．政策内容と目標
（１）政策内容
共通的庶務業務の集中化による効率化の推進
（２）今年度の目標
諸手当認定、児童手当現況承認、年末調整の三大業務について、事前計画、事後検証を徹底し、効率的な業務の執行を図る。RPAの導入を拡大し、各業務の更なる効率化を図る。
（参考）該当する長期的目標
| 政策項目 | 元気づくり総合戦略 | 将来ビジョン | 環境イニシアティブプラン | アクションプラン（教育振興基本計画） | その他 |
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２．測定指標
測定指標なし
３．目標を実現するための主要事業・主要制度
| 番号 | 主要事業・主要制度 | 事業概要・スケジュール |
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| 1 | 集中化業務事務費 （予算額（事業費）19177千円） | 共通的庶務業務の集中実施 |
４．評価
■最終評価（年度末時点）
| 進捗評価 |
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| ○（予定どおり） |
| 達成度の評価 |
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| 9 |
| 評価理由 |
|---|
| ・諸手当認定業務、児童手当現況届関係業務、年末調整の三大業務について、事前計画・進捗確認等を徹底し、ほぼ予定どおりの日程で承認作業を実施できた。
・新たに３種類のRPAを運用開始し、事務の簡素化を図った。①住民税の変更届作成業務、②公用車リース料及び県外宿舎の家賃の支払業務、③通勤手当の自動車距離計測判定業務。
今後、本格的な運用により改良点等を整理し、より効率的で効果的な活用を進めていく。
・新たな集中化として、DBを使用した集中化支払を2件開始した。①タクシー料金の支払、②宅配料金の支払。
順調に稼働しており、県全体の事務の効率化が図られた。 |
| 令和2年度の取組 | 成果 |
|---|
| 諸手当認定業務、児童手当現況届関係業務、年末調整業務については、事前に対応方針を確認してから取組み、事後に検証をすることにより、次年度への効率的な取り組みへ繋げる。
【諸手当認定業務】
〇事前の対応方針
日程と承認作業の優先順位の確認、承認者を難易度により分ける。RPAを活用し、事務処理時間 の短縮を図る。
〇事後の検証
・最終承認の事務処理時期が集中したため、最終承認者の時間外勤務が発生した。
・RPAは動作に不具合（途中で停止）があり、活用できなかった。
・今年度は新型コロナウイルスの影響で職員の出張が少なく、届出内容に関する照会に対して即日回答を得られたため、速やかに処理ができた。
・昨年度は、通勤手当の制度変更や、鳥取西道路開通によるルート変更があり、その都度届出承認処理をしたが、今年度は変更点等がなくスムーズに処理ができた。
・問合せ件数は減った。その要因としては、申請する職員が新システムに慣れたこと、適切にヘルプデスクへ問合せされたこと、試行したAIチャットポットが利用されたことなどが考えられる。
【児童手当現況届関係業務】
〇事前の対応方針
日程、承認者の設定等の確認。承認者を難易度別に分ける。
〇事後の検証
・「子育て世帯の臨時特別給付金」の支給のための作業に予想外以上の時間がかかった。その ため、第２承認者の作業がほぼ一人の業務となってしまった。
・統合宛名システムの確認作業については、新たな担当者となり作業開始までに時間がかかっ た。
・第１承認については、コロナの影響で旅費補完計算業務が減った職員も従事できたため、業務負担が分散できた。
【年末調整業務】
〇事前の対応方針
日程、承認者の設定等の確認。国制度改正に伴うシステム改良。承認者用マニュアルの配布。
〇事後の検証
・正職員分と会計年度任用職員分の承認作業を、進捗状況に応じ、担当の枠を超えて承認者を変更するなどの対応をした結果、全体が期限内に処理できた。
・国制度改正に伴い給与勤怠管理システムの改良を行ったが、承認作業時にシステム不具合が複数回発生した。 | 諸手当認定業務、児童手当現況届関係業務、年末調整業務については、ほぼ予定どおりの日程で承認作業を実施した。事前に処理方針を確認し、事後に検証をすることで、業務全体の状況を課内で把握して改善点を整理し共有できた。 |
| 公用車リース料の支払いに係る財務会計システムの支出命令入力作業について、RPAを作成し効率化を図る。その他、RPAにより自動化が可能な業務について整理する。 | 財務会計システムの支出命令書作成業務について、RPAを作成した。
１１月から、公用車リース料の毎月支払業務をRPA運用開始するとともに、県外宿舎の家賃の毎月 支払業務も合わせてRPAでの運用を開始した。
毎月：約１００件×約２分＝約２００分 の自動化を実現した。 |
| 昨年度から使用している通勤手当認定業務の自動車距離計測判定のRPAについては、サーバー型のRPAに作り変えて効率化を図る。 | 新しく通勤手当認定のための自動車距離計測判定業務のRPAが２月に完成し、３月から運用開始した。令和３年４月から本格的な運用を進めて行くとともに、より効率的で効果的な活用となるよう改良を進めていく。 |
| 課題 | 今後の取組 |
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| ４～５月の諸手当認定業務、７～８月の児童手当現況確認業務、１１月～１２月の年末調整事務においては、事務の集中時期となり職員の時間外勤務が増加する状況が続いている。特に諸手当認定業務は第３承認者の事務の集中が課題。 | ・各業務の実施前に取り組み状況、実施計画の確認を全体で共有し、実施後には内容をよく検証する。
・課全体で取り組み、平準化に繋げる対策をとる。
・AIﾁｬｯﾄﾎﾞｯﾄの導入と活用を進める。
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| 新しいRPAを運用開始したところであり、職員が操作に慣れていない。円滑な運用を進めていくためのわかりやすいマニュアル整備や体制づくりが必要である。また、今後の本格稼働により、新たな課題が見えてくると思われるため、その対応も必要となってくる。 | RPA導入後の運用状況等を検証し、より効果的で効率的な事務処理となるよう必要な改良等を行い、更なる事務の省力化を進める。 |
※「進捗」欄には、年度当初のスケジュールに対する3月末での進捗を「◎：予定以上」、「○予定通り」、「△やや遅れ」、「×大幅遅れ」のいずれかを記載しています。