総務部 公文書館の工程表
基本的事項
所管組織、所管責任者
所属名 公文書館 所属長名 田中健一 電話番号 0857-26-8160
組織ミッション
「行政の活動記録、地域の文化・歴史資料である公文書などを収集・整理・保存して、県民に提供するとともに、後世に伝えること。」「地域の歴史を知り､地域に誇りをもてる人材を育てること。」
１．政策内容と目標
（１）政策内容
公文書管理条例、文書管理規程に基づいた文書管理・保存・利用提供
（２）今年度の目標
公文書管理条例、文書管理規程に基づいた適切な文書管理・保存、迅速な利用提供。公文書管理条例制定前引継ぎ文書の再評価・事前審査の促進。
（参考）該当する長期的目標
| 政策項目 | 元気づくり総合戦略 | 将来ビジョン | 環境イニシアティブプラン | アクションプラン（教育振興基本計画） | その他 |
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○
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●所属で設定する長期目標（設定がある場合のみ）
知事部局（本庁・地方機関）、各行政委員会等からの公文書の適正な引継ぎと書庫管理の徹底及び行政刊行物の収集・整理・保存の実施
２．測定指標
測定指標なし
３．目標を実現するための主要事業・主要制度
| 番号 | 主要事業・主要制度 | 事業概要・スケジュール |
|---|
| 1 | 公文書収集・保存・活用事業 （予算額（事業費）1965千円） | 〇公文書の収集・保存
４〜５月 簿冊目録作成公開
６〜１０月 知事部局公文書の選別・受入
１１〜２月 行政委員会等公文書の選別・受入
通年 受入簿冊の排架・登録
評価選別事務の一部を担うRPAロボットを設計運用
〇公文書の活用
・公文書館の活動内容を庁内外に広報し、利用促進に努める。
・再評価作業の際に事前審査を並行して進め、迅速な利用提供に備える。
・利用審査の体制を強化し、迅速な利用提供に備える。 |
| 2 | 公文書館センター機能強化・充実事業 （予算額（事業費）2605千円） | 通年 公文書管理条例制定前引継ぎ文書の再評価・事前審査の促進 |
４．評価
■最終評価（年度末時点）
| 進捗評価 |
|---|
| ○（予定どおり） |
| 達成度の評価 |
|---|
| 7 |
| 評価理由 |
|---|
| 評価選別作業にRPAを導入し、作業の効率化と精度の向上が図られたものの、選別件数の大幅増によりやや作業が遅れている。 |
| 令和2年度の取組 | 成果 |
|---|
| 〇知事部局（本庁・地方機関）、各行政委員会等から公文書の適正な引継ぎと書庫管理の徹底及び行政刊行物の収集・整理・保存の実施
・評価選別について、作業の効率化と精度の向上のため、ＲＰＡを用いたキーワードによる判定と未満了簿冊のチェックを実施。
・各実施機関への働きかけ
〇通年 受入簿冊の排架・登録
〇評価選別基準改正後の適正な運用促進（歴史公文書等の適正管理自己点検ＤＢにより各職員が自己点検を実施。）
〇公文書管理条例制定前引継ぎ文書の再評価
〇利用制限事前審査の促進 | 〇知事部局（本庁Aリスト、地方機関）、行政委員会等公文書の選別・受入は完了した。知事部局（本庁Bリスト）については、選別件数が昨年度と比べ５倍に増えたことからやや遅れており、評価選別作業の完了は年度内、受入は来年度始めになる見込み。
・ＲＰＡの導入により、昨年度と比べ約５倍の未満了簿冊を発見でき、保存期間未満了での廃棄を防ぐことができた。
・選別作業にエクセルマクロによるデータ集約やエクセル関数によるキーワード判定を取り入れることで作業の効率化を図った。
〇職員向けメールマガジンを４回発行するとともに、例年の文書管理主任研修に代えて職員向けの自己点検ＤＢ等で歴史公文書等の管理のポイントを周知し、適正な運用に関する理解を深めた。
〇2月末までで851冊（前年同月747冊）の利用提供を行った。
・簿冊の利用審査にあたっては、引継元所属と意見を調整し、非公開希望だった簿冊を公開できない個人情報を除いた部分を公開とした。
・被覆作業にあたっては、これまでの複写と紙マスキングからＰＤＦによる電子マスキングに変更し、作業の効率化と印刷代の節約を図った。 |
| 課題 | 今後の取組 |
|---|
| 〇公文書管理条例、文書管理規程に基づいた適切な文書管理・保存、迅速な利用提供。
〇公文書管理条例制定前引継ぎ文書の再評価作業。
〇増加傾向の閲覧請求への迅速な対応 | 〇公文書館の活動内容を庁内外に広報し、利用促進に努める。
〇再評価作業の際に、未審査簿冊の審査を並行して進め、迅速な利用提供に備える。
〇RPAの精度を向上させるため、単純な簿冊名に対するキーワード判定ではなく、簿冊名と所管課をセットで判定する機能へ改善していく。 |
※「進捗」欄には、年度当初のスケジュールに対する3月末での進捗を「◎：予定以上」、「○予定通り」、「△やや遅れ」、「×大幅遅れ」のいずれかを記載しています。