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 資金管理(収入支出予定額調書)事務の見直しプラン   -----


 
プロジェクトチーム/各ワーキンググループの取組み
 
[最終更新日]  09/03/2004



 
資金管理事務改善案

同和対策課 梶川和則






そもそも、省力化・効率化すべき
      業務の定義ってなんだろう?
 
極論すると・・・
●人任せにできるもの。
●「自分がやらなくてもいいや」と思えるもの。
 
具体的には・・・
●数字の集計、単なる取り纏め、文書発送など・・・
 
これに基づいて考えてみよう!
 


 
ではまず、資金管理事務とは・・・・
  
収入支出予定額調書を毎月作成するもの。
旬間予定調書を毎月の旬毎に作成するもの。

v 参照:資金管理事務等処理要領の制定についてH2.3.28(黒本P.2935)
 


 
具体的な事務の流れは・・・・

 
v 各担当が手書きの調書を予算担当者に渡す
 
v 予算担当者はそれをエクセル等に入力集計
 
v その後、提出先の担当者ごとへメール送信する。
 
 

 
現状をフローにしてみると・・・
  
 
各担当者から提出された文書の数字をエクセルに転記し、取り纏め、更に提出先ごとにファイルをメール送信する。
 

ここに要らない手間と時間
かかっている!

これが二度手間。何の生産性も無い。







こうすれば、どうだろう?

やり取りは全てDBを通し、個別のファイルは一切作らない。
 

 

メリット
@データの自動集計!(迅速で正確な処理が可能)
A文書管理の徹底!(提出期限を忘れてた、なんて無くなる)
B文書収受の手間の削減!



ちなみに、ノーツDBの試作品はこれ→(試作品は省略)



 

意見交換

発言者
内 容
副知事毎旬というのは毎月10日ごとということか?
梶川主事そう。
副知事そのときに各課から県庁の全課に向けてメールで送ってそれで作業していると。道路課とか都市計画課とか、予算主務課ごとに振り分けて出し直していると。いったん総務課で束ねたものをもう一回ばらして。なぜこの作業が必要なのか?どこまで厳密にやる必要があるのか。これは資金運用のため資金運用のために莫大なコストをかけてもしょうがない。やめることはできないのか。何円単位まで報告を求めているのか?
出納局100万円単位まで。
副知事100万円単位。本当の支出等は当然出納局でリアルタイムにわかるわけか。現在の資金もわかるのか。
出納局結果はわかる。
副知事見込みを立てるためのものでしょう?
出納局そう。
副知事法律に基づくようなものでもない。
出納局ない。
副知事やめられない?少なくとも各課で決裁を取って出して、地方機関の総務課長で決裁取って出してと言うのは非常に手間がかかる。割り切って出納局の資金管理にみんなで協力しよう程度の仕組みにならないか。
出納局それはそれでいい。
副知事せめて1000万円以上にするとか。大きな契約があったときに支払いが何日ごろですよと教えてあげればいい。データベースにしたらリアルタイムにとれる。タイムラグが生じるのは旬間でやるからでは。
出納局逆に言うと、予定していなかったものについては支払いませんよということ。
副知事資金運用のためだけだから、どこまで厳密にやるか
出納局我々も若干の資金の余裕は見ている。
副知事そうでしょう。例えば1000万円以上の契約で、支払いが出そうだっていうときはわかり次第入力しようというふうにすればそれでいい。(資金運営のためにこれだけ作業するのは)ちょっと寂しい気がしますね。決裁は全部やめてしまえば?梶川さんが作ったみたいなデータベースを作ってちょっと思いついたらぱっとみれる、そうしてみればいい。それで用は足りる。



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 Tel.0857-26-7608 Fax.0857-26-7616
メールでのお問合せ先:

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