ホームにもどる 検索ページ目的別ページ部署別ページトップページにもどる
改革・自立推進本部
地方分権推進プロジェクトチームのページへ

 監査調書作成事務の見直しプラン   -----


 
プロジェクトチーム/各ワーキンググループの取組み
 
[最終更新日]  09/03/2004


定期監査の実施について


日野総合事務所農林局
 農林総務課課長補佐 亀山慎二


現  状


監査調書作成作業は、概ね年度当初の多忙な時期と重なり、庶務担当をはじめ各事業担当にとって非常に大きな負担となっている。

各事業担当が作成するソフトや文書スタイルがまちまちであるため、庶務担当はそれを調整するのに余分な労力をかけている。

書類から転記して調書を作成するが、転記ミス、計算ミスが頻発し、またその中間チェック体制が十分機能していない。

監査委員、監査委員事務局職員の他、所属職員、主管課等にも配布するため、膨大な量の紙を使用している。





改革の目的(テーマ)



●既入力データの複合的利用・有効活用

●紙の使用量の削減

●各種システムの体系化






改革の柱(手法)

●監査調書のデータベース化

●監査調書と各種システムとのリンク

●LAN上での監査実施




監査調書作成作業フロー(現行)
(日野総合事務所の場合)






監査調書作成作業フロー(見直し後)
(日野総合事務所の場合)








システムの体系化イメージ図


改革案のメリット

●各担当者は・・
ごく限られた項目だけを入力すればよくなり、調書作成が格段に楽になる。  
担当者が異動するたびにソフトを自分に合わせて作り直したりする必要がなくなる。

●総務担当課は・・
  システムとリンクしている項目については、基本的にチェックが不要になる。
  様式を揃えたり調整してまとめ、製本する作業がなくなる。




●各課長、補佐は・・
  作業進捗状況などがLAN上で把握でき、調書作成中でも概略がつかめる。(問題点があれば早期に発見できる)
  補佐は面倒な取りまとめ、チェックが不要になる。
 
●監査委員は・・
  調書を持たず身軽に出張できる。(あらかじめ気づいた点等はメモしておく)
 
●県全体としては・・
  紙の使用量が大幅に削減される。
   環境立県、電子県庁を広くアピールできる。





改革案のデメリット

●調書が見づらい。

慣れが肝要

●県職員以外の監査委員はあらかじめ調書が見ることができない。

各委員の自宅のパソコンにメール送付しては・・

それが無理なら必要最小限の部数の配布は必要か。

●監査実施の際、実施者用の庁内LANパソコンが必要となる。

職員のパソコンを一時的に使用





 

意見交換

発言者
内 容
副知事監査調書の様式は固定的なものか?
亀山課長補佐概ね固まっている。
副知事監査委員事務局と一度協議をしてみよう。事務局だけでなく、監査委員と我々とで話し合って、「やってみませんか」と。どれほどみんなが苦労しているか、何なら現場を見てもらって。
類似の事例はまだいろいろあるのでは。例月監査とか。例月監査は必要?提案のようにデータベースにしていつでも見れるようにしたらよいのでは。
行政経営推進課閉ざされた環境ではなく監査調書を公開して、例えば県民にも見てもらえるようにしてもいいかもしれない。透明性も高まるし。
副知事監査委員と話し合う機会を作らないとね。
行政経営推進課ちょうどあさって(8月27日)、行政経営推進課の本監査がある。
副知事これをそのときに見てもらってはどうか。こういう提案があると。なんだったら職員の生の声を聞いてもらったりして。例えばどういう手間があるとか。
監査調書自体をデータベースにすることは問題ないか。
行政経営推進課今回の事務監査では、システム化された旅費についてはデータベースを見るから、という方式に変わった。ひとつは慣れかなというところはある。
副知事データベース化してリアルタイムに更新して、いつでも見れる状態にして例月監査に代えるとか。やはり合理化に向けて話し合ったほうがいいと思う。リアルタイムに見られるようにするとか。
 



 ご意見・お問合せ先
鳥取県庁 総務部 行政経営推進課 (改革推進担当)
 鳥取市東町1-220(〒680-8570)
 Tel.0857-26-7608 Fax.0857-26-7616
メールでのお問合せ先:

mailto:gyouseikeiei@pref.tottori.jp

行政機能向上プロジェクトチームトップページへ