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◆ 文書施行の見直しプラン -----
プロジェクトチーム／各ワーキンググループの取組み
[最終更新日] 09/14/2004
文書施行の見直し
商工労働部経済交流課
山根 淳一
◆文書施行の効率化
メール一斉送信、データベース登録などにより現在でも一定程度実現している。
・・・ 発送の手間の減少に寄与
↓
公印省略できずメール施行できない文書がまだ多数残っている
（知事名、部長名の文書、課長名文書の一部）
◆ルールの整理
公印省略が可能な文書
鳥取県公印規程 第５条３項
(1)知事の事務部局内の往復文 (知事名、出納長以外)
(2)通知、照会、報告又は回答に係る文書のうち軽易なもの
(知事名、出納長名以外)
(3)送付書その他これに類する文書のうち軽易なもの
(知事名、出納長名以外)
(4)案内状その他これらに類する文書のうち軽易なもの
(5)書簡文による文書
・・・「軽易」の扱いが不明確。
鳥取県事務処理権限規則別表のうち「軽易なもの」に該当するとすれば課長委任決裁の文書は原則、公印省略となる。また、部長以上の委任決裁の文書は公印省略ができない。
◆実態の把握
●規則上、公印省略できる範囲の文書であっても対外的な文書には押印することが多い。
●押印した公文書を施行する前にひとまずメールもしくはＦＡＸで送付しておくことが多い。（郵便到達前に内容を早く伝えたい）
●各課から第一庁舎３階まで審査、押印のたびに運搬する必要がある（本庁。地方機関は県民局へ運搬。）
●部長名以上の文書については、総務課文書係の審査を受ける必要があるが、文書係の審査に約半日要する。（ボックスに入れてから返却まで）
●各課で公印（課長印）の管理を行っているが、管理の手間がかかる（毎日の保管、改廃時の手続）
文書押印・発送業務
◆問題点
●発送の際に文書ごとに押印するのに手間がかかる（公印及び契印）
●押印施行の際には文書を印刷する必要がある。
●知事印、部長印の押印の際には総務課文書係まで行く必要がある。
●メール、ＦＡＸ等の現在の通信手段で速やかに送付できない（郵便もしくは持参）。
●受け取った側も紙ベースでの処理しかできず、メール転送による文書回覧などスピーディーな情報共有ができない。（文書を再度スキャンなどの例）
◆見直し案
●公印省略の範囲を拡大
（メールで発送できる文書の範囲を拡大）
●課長委任決裁文書はすべて公印省略。
→ 課長印の廃止（課長決裁は軽易な文書）
・・・公印の管理事務も減少
●部長印は各部（主管課）に配置。各部で管理。
●部長委任決裁文書、地方機関の長委任決裁文書についても公印省略を拡大。
（範囲については今後、要検討）
○電子決裁を機に総務課文書係で審査する文書の範囲、内容を見直す必要はないか。
文書押印・発送業務（部長決裁文書係審査プロセス割愛・部内押印）
文書押印・発送業務（部長決裁文書係審査プロセス割愛・公印省略・メール施行）
意見交換
発言者 | 内 容 |
| 副知事 | これは見直ししたらいい。今は県の部長印は総務部が管理しているが、各部に部長印があるだけでも効率が全然違うのでは。
いずれにしてもできるかぎり施行文書にハンコを押すのはやめる方向で検討をしよう。 |
| ご意見・お問合せ先 | 鳥取県庁 総務部 行政経営推進課 （改革推進担当） |
鳥取市東町1-220（〒680-8570）
Tel.0857-26-7608 Fax.0857-26-7616 | |
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