改革・自立推進本部 地方分権推進プロジェクトチームのページへ

◆　電子決裁に係る各部から抽出された問題点等 　　-----

所属	問題点等	調整状況
行政監察室	（年度末の大量処理） 常態として、特に年度末の工事検査復命書の日付は遡りが前提。（検査員は年度末まで検査に追われ、実際に起案できるのは４月以降） 電子決裁により正確に起案日、決裁日が管理されると、会計検査等で問題となる可能性がある。 工事を3月上旬までに終了できれば良いが、実態として無理。	本年度分の工事検査については、紙で処理することとし、文書管理規程の例外として取り扱う。（簿冊のみ文書管理） 来年度以降、工事検査員へ権限を委任し、検査員が検査調書を工事所管課へ直接送付し、工事検査室へは後日復命書を送付、電子決裁システム上で協議決裁（いわゆる供覧）することにより、文書管理を行う。
管理課	（大量の添付書類の審査） 起工伺、許認可事務の文書には、図面、数量計算書等大量の書類が添付されており、これら全ての添付書類が審査の対象となる。事前に関係職員が打合せを行い、ある程度調整を行った上で起案しているが、多くの職員が様々な視点で審査を行っており、修正指示も多い。 これらの添付書類は容量が膨大であるため、電子決裁システムに載せることは物理的に困難であったり、縮尺が小さいため図面が見えない事態が生じることとなる。また、電子決裁と紙ベースによる併用とすることも理論的には可能だが、紙ベースの部分が情報共有できなかったり、そのために複数の図面を準備する等不必要な事務及び経費の増大に繋がるおそれがある。	かがみの部分だけ電子化する。→現在とさほど変わらない手間で進捗管理が可能となったり、情報公開に備えた文書管理が可能となる。 添付書類は、審査で必要な職員が閲覧する。
	（工事検査について、行政監察室と同様の意見あり）
税務課（西部県税）	（他システムとの連携） 税の世界では、県民・企業からの申告に基づき税額を決定する際、「決議書」という形で決裁される。税務事務の最も基本的な事務。 決議書は支出負担行為のように起案文書のかがみとして税務システムから紙の形で出力される。 今のところ、この決議書はスキャナで取り込んで処理する以外、電子化する方法がなく、税務課からはその旨指示されている。 しかし、大量の処理が必要であり、現場の職員からは危惧する声が上がっている。 支出負担行為のように税務システムから電子決裁システムへ情報を連携してもらえないか。	（未調整）
福祉保健課	（他システムとの連携） 生活保護事務について、業務システムにおいて自動的に文書を作成して、紙ベースで起案している。 電子決裁システムの導入に伴い、一度印刷した文書を再度電子化する必要がある。	（今後調整予定）
地労委 人事委	（権限はあるがパソコンのない人による文書決裁） 会長、審査委員長、合議体としての委員会等の権限として規定された事務について、庁内LANパソコンが利用できない（してもらえない）ため、電子決裁システムが利用できない。	（検討を依頼） 決定したという結果を後日協議決裁することにより、文書番号の取得や文書管理が可能となります。

所属	意見等	当課コメント
県民室	（システム一般） 県民の声の決裁に当たっては、寄せられた意見を添付しているが、個人情報が含まれるとともに意見自体が大量の場合がある。 当面、電子決裁システムにより処理すべき部分は、県民の声の一連の処理の内、処理依頼文書そのものの決裁・施行および、各所属からの回答案等の起案、決裁部分とし、県民の声の文書は紙ベースでやりとりすることが望ましいと考えられる。	大量の添付書類は電子化しないという説明をしています。
	（システム一般） 情報開示請求、個人情報開示請求の決裁についても県民の声と同様の隘路がある。 県民の声の処理と同様に、文書の照応部分については、電子決裁とすることとし、決裁に伴う開示対象文書の閲覧は紙ベースで行うことが望ましい。	大量の添付書類は電子化しないという説明をしています。
人権局	（システム一般） 訂正を指示したい場合、訂正箇所が多い時など、口頭や起案文のコピーに指示した方が早いのではないか。	口頭で指示して構わない旨、研修で説明しています。
	（システム一般） 添付書類が多いもの（復命書など）や、積算の内訳がないと正しいかどうかわからないもの（起工伺など）の決裁が、起案者がいないと遅くなるのではないか。	起案者が出張等する場合は、その間業務を誰かに引き継がれると思いますが、起案中の文書に係る添付書類も同様に預かってもらう等で対応が可能です。
	（システム一般） 紙の資料をわざわざスキャナで電子化するのは手間ではないか。（従来の余白伺いや民間事業者への補助金に対する実績報告など）	その部分だけ見れば、確かに手間は増えますが、業務全体で見ればやはり電子化したほうが手間は減ります。 公文書は最終的には情報公開に備える必要があります。そのためには、いずれにしてもきちんと情報を整備して文書管理する必要。紙の処理を許すと、後日別に情報の入力・編集等が必要となりますが、そうなるとこのシステムの原本性が失われることとなります。 また、起案文書の進捗管理等、紙の処理では不可能な機能等も多いです。 なお、添付書類は起案者が保管し、審査で必要な人のみ持参すればよいと研修で説明しています。 さらに、紙の書類は必ずどこかに元のファイルが存在するので、発信元に問い合わせれば、電子的な文書が手に入る場合があります。
経済政策課	（システム一般） 確認入力する担当者をその都度定めるのは如何なものか。 県庁全体である程度統一的な基準が必要ではないか。	研修では事務分担表に基づく副査が確認されればよいという説明をしています。 各所属のご判断でかまいませんが、よほどのものでない限り、副査と定めておけば混乱は少ないと考えます。
	（システム一般） 大量の添付文書を見ないと判断できない文書について、主査保管という形でしっかり審査できるのか。 スキャナーで貼り付けると返って時間がかかり電子決裁導入のメリットを没却する。	大量の添付書類は電子化しないという説明をしています。 添付書類を責任を持って審査するのは１で述べたとおり副査ということにしておけば、添付書類を隣へ渡すだけですみます。
統計課	（システム一般） スムーズな導入へ、操作研修とは別に文書事務と連動した全職員を対象とする文書事務と連動した研修が必要ではないか。	研修が望ましいとは思いますが、受講者の負担も少なからずあります。 電子決裁システムヘルプデータベースを作成し、運用に係るQ&A等も拡充します。
	（システム一般） 管理者は常時電子決裁データベースのモニターに追われ、出張が出来なくなるのではないか。職場内のコミュニケーションも減るおそれがある。電子決裁導入によってかえってスピードダウンになることを防ぎたい。	現在の紙による文書の決裁と比べて、大きく手間が増えるとは考えられません。
	（システム一般） 復命の処理と旅費システムの関係、財務会計システムとの関係等、通常の決裁以外の文書事務処理事務の点検を行ってスムースに連携処理ができるようにするとともに、全員にわかりやすく啓発する必要がある。	復命は旅費システム上で行うこととなっています。（復命伺も兼ねています） 財務会計システムとは、支出負担行為のみ連携して電子化します。 様々なシステムとの連携については、ヘルプデータベースの中で説明します。
	（システム一般） 審査を副査が担当することについて、職員の水準が揃っているとは言い難く、一定水準に達していない者の副査となる職員の負担が適正に評価されなければならない。	所属長の判断で、審査を副査に加えて２名以上とすることも可能です。

ご意見・お問合せ先	鳥取県庁 総務部 行政経営推進課 （改革推進担当）
鳥取市東町1-220（〒680-8570） 　Tel.0857-26-7608　Fax.0857-26-7616	メールでのお問合せ先： mailto:gyouseikeiei@pref.tottori.jp