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◆ 平成１６年１２月２４日 行政機能向上プロジェクトチーム第７回検討会議事録 -----
これまでの議事録
[最終更新日] 10/07/2005
○日時 平成１６年１２月２４日（金） 午後１時３０分〜３時３０分
○場所 県庁特別会議室（中部総合事務所・西部総合事務所・日野総合事務所とテレビ会議システムで接続）
【副知事あいさつ】
・ 電子決裁の導入で役所の仕事のやり方を変えていこうと考えていたところだが、なかなか煩雑な手続の解消に至っていない。ぜひ、職場の小グループで仕事のやり方の見直しに取組んで頂きたい。現状では、まだ右から左へ仕事を流すこと、電子決裁に入力することに一生懸命になっている状態では。業務の簡素化が本来の目的。目的とのギャップがあるようなので、ぜひ理解をしてほしい。また、経営品質向上、人財育成についても、それぞれのワーキンググループで取り組まれてきたので、報告を聞いて、年末を機会に総括発展したい。
【電子決裁システム仮稼動後の業務プロセス見直しの点検】
[資料１] 電子決裁システム稼動の状況
[資料２] 電子決裁システムに係る各部から抽出された問題点等
[資料３] 電子決裁システム導入に伴う合議制度の見直し
[資料４] 電子決裁システム導入に伴う決裁事務フローの見直し（案）
（行政経営推進課）
・ 電子決裁システム仮稼動（平成１６年１２月６日）後のシステムの利用状況・研修状況を説明。利用者からは、紙ベースの書類を再度スキャニングして電子決裁システムに掲載することに対する不便さが指摘されている。
（副知事）
・ スキャナーの取り込みが手間なら、無理して取り込むことはやめれば良いのでは。
（総務部長）
・ ワードやエクセル、スキャンしたファイルを展開して貼り付けてあると決裁する側からは見やすいが、展開せずに貼り付ける場合との手間の差はどうか？
（経済交流課）
・ 作業する側からはそれほどの違いはない。
（病院局）
・ 病院局や県立病院はまだ電子決裁システムを導入していないので、早期に取組みを進めたい。
（協働推進室）
・ 今回の電子決裁システム導入前から、部分的な電子決裁は行っているので慣れてきてはいるが、心配なのが副査のチェック機能が保てるかどうか。また、紙文書では容易にできていた、文章の見え消しでのチェックがやりにくい。加えて、現在の仕様では起案したことを知らせるメールがこないので、電子決裁システムを開かないこともある。いまだに来たメールしか見ようとしない職員がいるので、そこがネックになるかもしれない。
（行政経営推進課）
・ かつて新旅費システムを導入したときは起案時のメール自動送信機能をつけていたが、あまりにも数が多く業務に支障を来すと不評であったので、電子決裁システムにはメール自動送信機能は設定していないが、設定の問題であり、あとで設定変更はできる。
（経済政策課）
・ メール自動送信機能がなくても、現在手動で行っているリンクメール機能を使えば十分ではないか。
（防災危機管理課）
・ 現在のところ７割の決裁が電子化した。いくつか運用上の問題点が見えてきた。@確認のチェックマークがビューに現れるが、審査をする副査でない職員の確認でもマークが現れ、本当に審査すべき職員が確認をしたのかどうかがわからない。そこで、副査以外は確認ではなく意見を入れるという運用にした。A最終決裁権者でなくても、設定によっては決裁ボタンを押すと決裁となる。そこで、例えば防災監に決裁権限があるが、事前に防災危機管理課長の判断も仰ぐ必要があるときは、決裁段階を２つに分けて入力させ、課長決裁→防災監決裁の二区分にして起案してもらっている。
（行政経営推進課）
・ 権限が設定されているからといって、すべての起案が等しく同じ重みを持つわけではない。何が重要で何が重要でないかの仕分けが必要。副査の確認は履歴確認でわかる。
（農政課）
・ スキャナーも１、２枚程度を取るなら、コピーをとるのと同じ作業量。また、バージョンアップ後のノーツ６なら、用件毎にメールの色を変えられるので活用している。
（副知事）
・ 起案を知らせるメールの機能を考えてみてはどうか。自分はメールより電子決裁システムを直接開けて見るほうなので、システム内に自分が決裁すべきものがあるかどうか明示される機能がほしい。スキャナーの件は程度問題では。起案書類の分厚さを競う時代ではない。副査以外はせいぜい上の２、３枚を見る程度。少し知恵を絞るべき。これに対して、地方機関では県民からの申請書による起案が圧倒的。どちらかというとこちらへの対処を考えるべき。
（西部総合事務所県民局）
・ 電子決裁は定例的定型的事務には向いていると思う。ただ、政策的な協議は口頭でやらねば無理な面がある。上司からの指示、それに対する応答をすべてメールで残そうとすると無理がある。口頭協議の結果をメモで電子化するのが得策。
（中部総合事務所県民局）
・ 中部総合事務所は、電子決裁システムの導入研修後間もないので、電子決裁案件は未だ数件。県民や業者の方からの分厚い申請書をどこまで電子化するか検討しなければならない。
（日野総合事務所県民局）
・ 伺い部分にどれだけ情報をコンパクトに盛り込めるか。
（副知事）
・ 電子決裁で決裁をスムーズに回すには工夫がいる。経緯や経過、審査のポイントなど、従来の様式にとらわれない工夫が必要。地方機関への導入が未だなら、先行している本庁がリードして、どんな情報を伺いに載せれば良いのか、本庁と地方機関とが話し合って、１月末までに整理しておくこと。
（管理課）
・ 工事の起工伺が本庁、地方機関あわせて２０人近いチェックを経ている。これを簡素化したい。しかし一方で、電子化されない図面などを、会計検査時に探さなければならない、となると、それも困る。文書管理、進行管理のためにも、しばらく現状のまま、紙ベースで行くことにした。
（副知事）
・ 地方機関での決裁はパターン化されているものも多い。本庁で雛形を作ってみること。決裁のポイントだけを伺いに載せるようにしていけば、だんだんと良くなるのでは。
（防災危機管理課）
・ 電子決裁システムで、課長が早めに決裁したとき、その起案を見ていなかった課長補佐が内容を知らないことがあった。
（行政経営推進課）
・ 電子決裁システムだけでなく、電子会議室を併用して情報共有が可能。１７年２月に全庁で本稼動するが、システムの微修正や紙を併用するものなどの提案は１月頭から中旬にかけてお願いしたい。併せて、決裁区分についても見直しが必要で、知事決裁を部課長におろすとか、大きなものは４月になると思うが、電子決裁導入に併せて一定のこなしをしていきたい。
（副知事）
・ 電子決裁システムの問題と決裁制度の問題、二つの問題がある。決裁区分については、大切な決裁が上がってこなくて、どうでも良い決裁があがってくる不合理なことになっている。 これもこの機会に直す。併せて、合議先、協議先、今までは慣習として見ていたことも多いかと思う、この際にこれも整理。
（会計管理室）
・ 会計手続きも電子決裁に対応するよう検討中。本庁の出納局は工夫をして電子決裁に対応していこうと考えている。地方機関は、それぞれの組織にあった見直しをしてほしい。
（副知事）
・ 本庁と地方機関との連携をよく考えて進めること。新しい観点でやってもらったらよいと思う。今までは決裁板に乗せて伺いを順番に回していくのが前提だったが、電子決裁を導入して、みんなが一斉に見ることができるようになる。若い皆さんの考えを取り入れてもらって、新しいやり方をやってもらえればよい。
[資料５] 業務プロセス見直しの事例（１．総合事務所への権限移譲（ＮＰＯ法人認証事務））
（協働推進室）
・ ＮＰＯ法人の認証事務をフローを、電子決裁システム導入を前提に変えていこうと考えている。
（西部総合事務所県民局）
・ 説明のあったフローでよいと思う。地方機関で起案・処理し、本庁は全県のバランスをとるための情報共有先とすればよいのだと思う。
（副知事）
・ まさに電子決裁。総合事務所決裁でありながら、全県のバランスが取れる。事務の合理化にもなると思うので、この際、いらない添付書類などを省いてしまえば良い。電子縦覧の導入と併せ、紙での縦覧も並行してやるのが良いと思う。ホームページと併せて各総合事務所でも紙による縦覧ができればよい。
[資料６] 業務プロセス見直しの事例（２．共済組合関係申請の簡素化（案））
（福利厚生室）
・ １６年５月の行政機能向上ＰＴにおいて、電子化が業務効率化につながっていない例として挙げられた、共済組合関係の申請事務を、本来の電子化の効果が発揮できるよう、案のとおり見直しすることとした。
（副知事）
・ 庶務担当者のチェックを所属長のチェックとみなすということか。改善することは望ましいことだが、庶務担当者に負担をかけないように進めてほしい。
[資料７] 業務プロセス見直しの事例（３．携帯電話契約の見直し（案））
（会計管理室）
・ 電子決裁とは離れるが、庶務業務集中化によって、携帯電話契約方法の無駄が見えてきた。使用は少なく、基本料金のみを支払っている例が多い。
（総務部長）
・ 個人所有の携帯電話の活用や、プリペイド携帯の活用も併せて考える必要があると思う。
（副知事）
・ 旅行雑費を廃止したときに、代わりに携帯電話を措置する、という話が出たものだから、本末転倒が発生している。予算の査定の中で精査をするように。
（行政経営推進課）
・ 各課個別にしている契約についても改善が必要だと思う。
【経営品質向上運動の今後の取組み】
[資料７] 日本経営品質賞の考え方の導入について
（病院局）
・ 組織戦略ワーキンググループ（庁風づくり、経営品質向上対応）で、日本経営品質賞の考え方に沿った内部研修会を行っている。
（副知事）
・ 推進体制の中の「記述グループ」と「セルフアセスグループ」の役割は？
（病院局）
・ 記述グループが事業の分析、評価基準の設定を行い、セルフアセスグループが点数付けを行う。２所属以外にどこまで広げるかはこれから考える。
（行政経営推進課）
・ 研修を受けた２３人は全国に通じる高いレベルを習得している。分析してほしい課所には、２３人をぜひ有効活用してほしい。
【人財育成戦略ワーキンググループ中間報告】
[資料８] 人財育成戦略ＷＧ状況報告
[資料９] 職員に求められる能力・資質と対処方法（案）
（職員課）
・ 人財育成戦略ワーキンググループで約半年議論を重ね、中間報告的なものができあがった。
（会計管理室）
・ 職員とリーダーに求める資質の違いが良くわからない。内容にダブりがあるよう。同じリーダーでも課長と係長とは違う。
（副知事）
・ 資料のうちの赤色の研修については総務部で考えてみてはどうか。着任時公約なんてのも面白い。若干気になるのは、内向きのことに偏っている気がする。ホウ・レン・ソウなどは内部のルール。いかに役所の外の人たちと関係を築いていくか、そういう点が加味されていないように思う。ここらの改良が必要。
【行政機能向上ＰＴの目指すべき目標の再整理】
（行政経営推進課）
・ 報告のみ。
| ご意見・お問合せ先 | 鳥取県庁 総務部 行政経営推進課 （改革推進担当） |
鳥取市東町1-220（〒680-8570）
Tel.0857-26-7608 Fax.0857-26-7616 | |
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