県政一般・報道提供資料

新型コロナウイルス感染症に係る検査依頼書の誤送信の発生と対応等

2021年05月11日提供 資料提供


提供機関

提供課等:西部総合事務所西部総合事務所米子保健所   担当/係名:医薬・感染症対策課 
電話番号:0859-31-9306  FAX番号:0859-34-1392

内容

新型コロナウイルス感染症のPCR検査対象者の氏名が掲載された検査依頼書を民間検査機関(以下、「検査機関」という)へメール送信する際、宛先アドレスを誤って別会社に送信したことが判明しました。
このことを受けて、すぐにメール送信先の相手方に連絡を取り、ファイルを開かず削除していただくよう依頼し、削除された旨確認しました。
また、該当者には説明し謝罪しました。
 おって、個人情報の適切な管理について注意喚起を行い、再発防止策を徹底する措置を行いました。

事案の概要

新型コロナウイルス感染症PCR検査にかかる検査依頼書(対象者名簿)を、検査機関にメール送信する際、アドレスを誤って他の民間会社へ送信してしまったもの。

発生日

令和3年5月10日(月)

経緯

・検査機関への検査対象者の連絡として、メールにて検査依頼書(対象者名簿)を送信。(検体の混同を防ぐため、氏名で識別)
・通常、担当職員が送信しているが、当日パソコンの不具合があり、他の職員に対応を依頼。
・依頼を受けた職員が検査機関のアドレスを入力し、名簿を送信。
・検査機関から「名簿が届かない」と連絡があり、宛先のアドレスに誤りがあったことに気づいた。
・すぐに誤送信先を調べて連絡を取り、メール削除を依頼し、削除された旨確認した。

誤送信した個人情報及び件数

5月10日にPCR検査を受けた方の氏名(ひらがな) 25人分
※送信した情報は、「ひらがなの氏名」のみで、その他の個人情報はありません。

原因

検査機関とのメールのやりとりはほぼ毎日実施しており「慣れ」が生じ、検査依頼書をメールで送る際、複数で宛先アドレスの確認をすることを怠ったのが原因。

名簿掲載された方への対応状況

名簿に掲載された該当者に対し、5月10日午後7時半頃、検査結果を電話連絡する際に、流出した情報について説明しお詫びしました。

再発防止策

(1)送信先アドレス入力時は複数人で確認し、登録する。
(2)初めての宛先に個人情報を送信する場合、事前にメールを送り先方の受信確認後、個人情報を送る。
(3)送信する名簿にはセキュリティ(パスワード)をかけて送信することを徹底する。
(4)事前にパスワードの設定ルールを相手方に伝えておき、送信の際はルールに沿ったパスワードを掛けて相手方に送信する。(送信の度に、同一アドレスにパスワードを連絡するのではなく、事前にパスワードの設定ルールを伝えた上で名簿のみを送信することで、セキュリティを高める。)
(5)メールの送信については、担当職員が責任を持って対応する。


最後に本ページの担当課
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