東部建築住宅事務所における個人情報の流出未遂について

令和7年10月22日　午後2時40分頃

・死亡退去者の残置物のうち位牌の処理について、管理委託先の鳥取県住宅供給公社（以下「公社」という。）を通じて親族に連絡をとるために、当所で調査していた住所等の親族等情報を公社へ提供しようとした。
・10月22日（水）午後2時36分にファックス送信後、公社へ受信確認の連絡をしたところ受信されておらず、送信履歴を確認したところファックス番号の誤りに気付いたもの。

・ファックス送信によることの必要性を吟味しないままファックスを使用した。

・職員がファックス番号を誤ってメモしており、送信前にも公社へ番号を確認したが正しい番号と誤認した。
・ファックス番号を別資料により確認したり、送信前のダブルチェックを行わなかった。

・死亡退去者の相続人4名及び連帯保証人の相続人4名の氏名、続柄、住所、本籍、生年月日、戸籍筆頭者
・死亡退去者を含めた家族等死者7名の氏名、生年月日、死亡日

・同日午後2時50分頃、送信先電話番号に架電したところ不在であり、ファックス兼用電話機であったため、留守番電話に連絡依頼を伝言した（その後も継続的に架電を行った）。
・午後6時20分頃相手側と連絡がとれたため、午後7時頃に相手方宅を訪問。
・誤送信を謝罪の上、状況を聞き取りしたところファックスは使用されておらず、データは出力されていなかった。
・ご本人了承のもと、未出力であったファックス受信データを全て削除した。

・職員全員に、個人情報保護について改めて研修を実施（10月23日）し、個人情報の取扱いについて再度、周知徹底を図った。
・ファックス、メール、郵送等で個人情報を送付する際のダブルチェック体制を徹底する。
・特に、ファックスについては、原則使用禁止とし、やむを得ず使用する場合も、送信先を宛先登録した先のみに限定し、送信の必要性、内容などについて所属長等の許可後、ダブルチェックを行なった上で送信する等、厳格な運用を行う。