公文書開示請求に係る平成17年度行政財産使用許可申請書類(簿冊)の所在不明事案について
2010年03月02日提供 資料提供
提供課等：中部総合事務所県民局
担当/係名：企画総務課
電話番号：0858-23-3951
1 事案の概要
公文書開示請求（平成22年1月18日付け）の対象となった平成17年度から平成21年度までの「行政財産使用許可申請書類」のうち、平成17年度申請書類を綴った簿冊（文書管理規程上5年保存）が所在不明のため、止むを得ず「公文書不存在決定」を行った。
2 所在不明文書
平成17年度行政財産使用許可申請書類（通年許可分）
中部総合事務所に入居する団体等からの土地・建物等の通年に渡る使用許可に係る申請書類及び職員等駐車場使用許可に係る申請書類
※職員等駐車場使用許可申請書には、県職員(当時)2名の個人情報（自宅住所及び駐車車両の登録番号）が含まれている。
3 開示請求及び個人情報への対応
（1）開示請求者への対応
・平成17年度の当該文書については、請求者に事情を説明した上で、平成22年2月1日付けで「決定期間延長」（3月3日まで）を行い、平成18年度から平成21年度の文書については、同日付けで開示決定
・期間延長後、改めて当該文書を徹底的に探したが見つからないため、事情を説明し謝罪した上で3月2日付けで「公文書不存在決定」を行い、併せて平成17年度の当該許可に係る全ての電子決裁システム保存文書及び行政財産使用料に係る収入関係調書を開示決定した。
※現在のところ廃棄は確認されていないことから、見つかり次第直ちに開示する旨お伝えしている。
（2）個人情報を含む文書についての対応
県職員(当時）2名に対し事情を説明した上で謝罪した。
4 原因究明及び再発防止策
（1）書類の探索等
・中部総合事務所全執務室及び旧県立赤碕高校を含む倉庫等を徹底して探索
・庁内ＬＡＮ等で全庁に呼びかけを行ったが、関係する情報は得られなかった。
・平成17年度から現在に至る企画総務課担当者から聞き取りを行った結果、前任者から後任者に業務を引継ぐ際に、当該文書(簿冊)の現物確認が行われていなかった。
（2）再発防止策
・中部総合事務所内の全ての文書・簿冊類について、文書管理規程に基づく整理・保存がなされているか点検・確認作業を行っているところ
・今後、異動等において後任者に担当業務を引き継ぐ場合は、自ら担当する文書の一覧を作成し、保管場所において現物を確認の上引き継ぐことを厳守するよう改めて徹底する。