県政一般・報道提供資料

個人情報を含む書類の誤送付

2020年01月15日提供 資料提供


提供機関

提供課等:福祉保健部総合療育センター   担当/係名:事務部 
電話番号:0859-38-2155  FAX番号:0859-38-2156

内容

 県立総合療育センターにおいて、短期入所等の利用者に係る令和元年11月分の福祉サービス利用料及び医療費の請求書類を送付した際に、利用者1名の封筒の中に、本人のものとは別に他の利用者の請求書類一式が混入していた事案が判明しました。
このことを受け、直ちに利用者(保護者)に謝罪するとともに、今後同様のことが起きないよう再発防止策を講じて、個人情報の適切な管理に努めます。

判明した日時

令和元年12月27日(金) 午後4時10分頃

判明した経過

12月23日(月)に、短期入所利用者に対して11月分のサービス利用料を請求する際、請求書や診療明細書をはじめ、複数の書類を送付するため職員2人で発送作業を行っていたが、利用者1名の書類の中に他の利用者の書類一式が混入していることに気づかないまま発送した。
    その後、12月27日(金)の午後4時過ぎ、利用者(保護者)から電話があり、「センターから短期入所利用時の請求書類が郵送で届いたが、その中に他の利用者の納入通知書や診療明細書が混入している。」との申し出があり、個人情報が流出していることが判明した。

原因

発送作業においてマニュアルどおりに書類の封緘を行わなかったことによる。
 <当日の具体的な作業手順>
      発送作業は2人の職員が従事し、1人目の職員が利用者ごとに各種サービスに係る請求書類を1枚ずつチェックし、2人目の職員が利用者の一連の書類であることを確認しながら封入していた。
      マニュアルでは、封筒に入れたらすぐに封緘することになっていたが、請求書類は利用者毎に種類や枚数が異なることから封入する書類が滞留することが多く、2人目の職員がひとまず書類を封筒に入れて、封緘(テープ貼り)は後でまとめて行うこともあり、その際に他人の書類が紛れ込んだことが誤送付の原因と考えられる

流出した情報等

利用者1人の「氏名」「住所」「福祉サービス利用料」「福祉サービス・診療行為の内容」

対応状況

(1)利用者(保護者)から他の利用者の書類が入っていたとの電話を受け、12月27日(金)午後6時30分頃、利用者宅に出向き、他人の書類を同封してしまったことを謝罪した上で、誤送付した請求書類一式を受け取った。 (2)同日の午後7時30分頃、個人情報の被害があった利用者宅を訪問し、誤送付した経緯をお伝えした上で謝罪し、今後の再発防止に努めることをお伝えした。

再発防止策

今回の事案を受けた再発防止策として、次のような対応を行う。

(1)マニュアルどおりに出来ていなかった部分があるため、今後は書類を封筒に入れたら、他人の書類が紛れ込まないよう直ちに封緘する。
(2)封入作業が終了した時点で、封筒の宛名と書類送付者リストを突合させ、今回のような事案が発生しないようにする。
(3)今回の事案を職員全員で情報共有することにより、個人情報の適切な管理について徹底する。



最後に本ページの担当課
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