奨学資金に係る個人情報の漏えい事案の発生について
2024年09月27日提供 資料提供
提供課等：教育委員会（事務局）人権教育課
担当/係名：育英奨学室
電話番号：0857-26-7533
鳥取県教育委員会が扱う奨学資金において、貸与者1名に郵送した納付書類に別の貸与者1名の書類を同封し、誤送付したことが判明しました。直ちに誤送付した書類の回収を進めるとともに該当の貸与者に謝罪を行い、併せて、同時期に納付書類を郵送した貸与者全員と連絡を取り、誤った書類が送付されていないか、確認を行っているところです。
今後、同様の事案が起きないよう再発防止策を講じて、個人情報の適切な管理に努めます。
事案発生所属
鳥取県教育委員会人権教育課育英奨学室
漏えいした情報
奨学資金の貸与者1名の返還状況に係る書類に記載していた個人情報(氏名、生年月日、出身高等学校名、入学年月・卒業年月日、口座情報、貸与金の返還状況等)
判明した日時
令和6年9月24日(火)午後5時頃
発覚の経緯
9月11日及び12日に、貸与金の返還が滞っている貸与者35人に対して返済を促すために納付書類(納付書・お知らせ文書・貸与金の返還状況等を記載した書類)を郵送したが、9月24日(火)午後5時頃に、納付書類を郵送した貸与者の1名(A氏)から、A氏のものではなく別の貸与者1名(B氏)の書類(貸与金の返還状況等を記載した書類)が同封されているとの電話があった。
本県の対応状況
(1)貸与者A氏への謝罪及び誤送付した書類の返送を依頼した。
(2)誤送付された書類に係る別の貸与者B氏に連絡、訪問を行い、B氏に謝罪するとともに、B氏には正しい書類が届いていることを確認した。
(3)誤送付が発覚した時点で、同時期に納付書類を郵送した他の貸与者から問い合わせ等はなかった。現在、同時期に納付書類を郵送した残りの貸与者33名に対し、誤った書類が届いていないか電話や訪問により確認を進めている。
原因
(1)郵送する書類を印刷する際に誤って余分に印刷したB氏の書類を、A氏の書類を印刷したものと誤認し、A氏の封筒に封入したものと考えられる。
(2)郵送する封筒に封入する書類を２名の職員でダブルチェックを行っていたが、確認が不足していた。
再発防止策
(1)所属長から所属内全職員に対し、個人情報等の取り扱いに係る研修を行い、情報漏えいによる深刻な影響やダブルチェック等を行う場合の注意点等の周知徹底を図った。
(2)納付書類を送付する際の氏名等のダブルチェックを徹底するとともに、チェック方法等の見直し及び強化を行う。
(3)郵送する書類やその記載内容について情報流出防止の観点で見直しを行う。
